Як підвищити ефективність процесу управління. Діловодство

Ю. О. Котлярова, учитель Комунальної установи «Міський міжшкільний навчально-виробничий комбінат» Сумської міської ради І категорії

У наш час залишається актуальним питання підвищення культури управлінської праці. Не зважаючи на той факт, що програми підготовки фахівців різного рівня містять питання з документування та документаційного забезпечення управлінської діяльності, згадана проблема не розв’язана сповна. У багатьох установах, організаціях, підприємствах (особливо там, де обсяг документообігу невеликий) спостерігається недотримання єдиних форм організаційно-розпорядчих документів. Їх продовжують оформлювати «за традицією», не зважаючи на правила та вимоги чинних державних стандартів та ін.


У наш час залишається актуальним питання підвищення культури управлінської праці. Не зважаючи на той факт, що програми підготовки фахівців різного рівня містять питання з документування та документаційного забезпечення управлінської діяльності, згадана проблема не розв’язана сповна. У багатьох установах, організаціях, підприємствах (особливо там, де обсяг документообігу невеликий) спостерігається недотримання єдиних форм організаційно-розпорядчих документів. Їх продовжують оформлювати «за традицією», не зважаючи на правила та вимоги чинних державних стандартів та ін.

 

Тож, підвищення культури управлінської праці неможливе без вивчення та виконання положень нормативно-правових документів, відповідних методичних рекомендацій щодо організації діловодства.

 

На сьогодні Державна архівна служба України подає таку законодавчу базу з питань діловодства:

1. Закони України, що регулюють основні питання архівної справи, діловодства, електронного документообігу:

  • Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»;
  • Закон України «Про звернення громадян»;
  • Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»;
  • Закон України «Про електронний цифровий підпис».

 

2. Підзаконні акти:

2.1. Інструкції:

  • Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242);
  • Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації (затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348);

2.2. Порядки:

  • Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання (затверджено наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 р. № 1886/5).
  • Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади (затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453).

 

3. Перелік стандартів і класифікаторів, що стосуються питань складання та оформлення документів:

  • Національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» затверджено та надано чинності: наказ Держспоживстандарту України від 07 квітня 2003 року № 55;
  • Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення понять» прийнято та надано чинності: наказ Держспоживстандарту України від 28 травня 2004 року № 97;
  • Національний стандарт України ДСТУ 4423-1:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення (ISO 15489-1:2001, MOD) прийнято та надано чинності: наказ Держспоживстандарту України від 02 грудня 2005 року № 345;
  • Національний стандарт України ДСТУ 4423-2:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 2. Настанови (ISO/TR 15489-2:2001, MOD) прийнято та надано чинності: наказ Держспоживстандарту України від 30 червня 2005 року № 156;
  • Державний стандарт України ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення»;
  • Державний стандарт України ДСТУ 3844-99 «Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови»;
  • Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98 затверджено наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024;
  • Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (схвалено на засіданні Методичної комісії Держкомархіву України, протокол від 07.11.2003 № 7);
  • Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів (схвалено на засіданні Методичної комісії Держкомархіву України, протокол від 20.06.2006 № 3).

 

Дотримання положень  нормативно-правових актів, сприяє скороченню часу на складання та оформлення документів системи ОРД, установленню єдиного порядку роботи з ними та їх подальшого зберігання.

Викладаючи предмет «Діловодство», розглядаючи питання оформлення управлінської документації, на наш погляд, слід звернути особливу увагу на Збірник уніфікованих форм найпоширеніших видів організаційно-розпорядчих документів, що створюються на підприємствах, установах, організаціях усіх форм власності, розроблений згідно з вимогами ДСТУ 4163-2003 та методичних рекомендацій щодо його застосовування. У ньому розглядаються теоретичні питання, а також подано схеми форм управлінської документації. 

Ми вважаємо, що під час підготовки фахівців відповідної галузі такі схеми можна використовувати на різних етапах уроку: вивчення матеріалу, закріплення вивченого, під час виконання практичних вправ щодо складання, редагування та оформлення організаційно-розпорядчих документів.

 

Так, наприклад, навчаючи учнів оформляти доповідні записки, ми користуємося відповідними схемами:

 

 

1. Форма внутрішньої доповідної записки:

Назва структурного підрозділу

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

00.00.0000                                  

 

Місце складання

92 мм

Адресат організації

№ 00

                                                   

Заголовок до тексту

Текст доповідної записки поділяють на частини — констатуючу та заключну.

У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки.

У другій — дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти вирішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора необхідно вжити.

Відмітка про наявність додатків (за потреби).

Назва посади керівника                                         125 мм

структурного підрозділу     особистий підпис     Ініціали, прізвище

 

2. Форма зовнішньої доповідної записки

Зображення Державного герба України або емблеми організації (за потреби)

Назва організації вищого рівня     

Назва організації                              

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

00.00.0000                

Місце складання

Заголовок до тексту

92 мм

Адресат

№ 00

 

 

Заголовок до тексту

Текст доповідної записки поділяють на частини — констатуючу та заключну.

У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки.

У другій — дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти вирішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора необхідно вжити.

Відмітка про наявність додатків (за потреби).

Назва посади керівника                                         125 мм

Організації                            особистий підпис     Ініціали, прізвище

Прізвище виконавця та номер його телефону (за потреби)

 

Практика показує, що використання схем оформлення організаційно-розпорядчої документації сприяє кращому засвоєнню теоретичних знань і практичних умінь, створенню ситуації успіху, що впливає на підвищення мотивації кожного учня. Їх також доцільно використовувати під час проходження виробничої практики та, навіть, працюючи з документами в установах, організаціях, підприємствах, особливо на початковому етапі з метою формування досвіду роботи щодо оформлення управлінської документації.

 

Грамотно оформлений документ, чітко організовані етапи документообігу та систематизації — це візитна картка будь-якої установи. Щоб ця картка мала «привабливий вигляд», потрібно чітко організовувати процес діловодства, а саме: для сприяння ефективності управлінської роботи, підвищення рівня професійної майстерності виконувати положення нормативно-правових документів з діловодства в установах, організаціях, підприємствах; утілювати сучасні правила й методи роботи.

 

Література

1. ДСТУ 4163-2003. Національний стандарт України. Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів / С. Кулешов, Л. Кузнєцова, Н. Гончарова, А. Маньковський та ін. — К. : Держстандарт України, 2003. — 68 с.

2. Законодавча база з питань діловодства [Електронний ресурс]. — Режим доступу : www. archives.gov.ua.

3. Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів / Держкомархів України. УНДІАСД; уклад. : О. М. Загорецька, Л. В. Кузнєцова, С. Г. Кулешов. — К., 2006. — 73 с.

4. Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМ України від 30 листопада 2011 року № 1242.

Dounload PDF

Відгуки читачів