Створення та збереження файлів у програмі текстового редактора

 

Н. В. Третьякова, м. Харків


 

Комп’ютер зараз використовують практично в будь-якій сфері життя, і вчителям під час роботи без нього вже не обійтися. І якщо здається, що молодь зараз народжується вже з умінням користуватися комп’ютером, то нам, старшому поколінню, без підказок дуже складно. Отож до вашої уваги — кілька хитрощів роботи з комп’ютером.

 

І почнемо ми з чи не найпотрібнішої вчителям програми — текстового редактора Microsoft Office Word. Як і інші комп’ютерні програми, Microsoft Office Word постійно оновлюється, тому зараз доступні кілька його версій різних років. Найпопулярнішими з них є Microsoft Office Word-2003 та Microsoft Office Word-2007. Ми розглянемо новішу версію Microsoft Office Word-2007, що набуває стає дедалі популярнішим. Керування цією версією програми відрізняється від усіх попередніх версій настільки, що, за визнанням фахівців, засвоїти його простіше новим користувачам, ніж тим, хто звик до старішої версії програми. Проте у будь-якому разі це лише питання часу, а у новій версії усі потрібні команди краще помітні та завжди напоготові.

 

Стрічка програми. Розташування основних команд

 

Центром керування у Microsoft Office Word-2007 є стрічка головного меню, розташована угорі вікна текстового редактора. Стрічка складається з трьох основних компонентів:

 

1. Вкладки, розташовані низкою вздовж стрічки. Корінці вкладок видно над стрічкою. На кожній вкладці є основні завдання, які виконуються в програмі. У текстовому редакторі Microsoft Office Word-2007 можемо бачити наступні вкладки: Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование і Вид.

 

2. Групи — це сукупності команд схожого призначення, відображені на вкладках. У групах об'єднано команди, які знадобляться вам у завданнях певного типу. Вони постійно залишаються на екрані та завжди доступні, забезпечуючи  надійну візуальну підтримку. До груп команд належать, наприклад, Шрифт, Абзац, Стили.

 

3. Команди упорядковано у групи. Команда може бути кнопкою, меню або полем, куди вводять інформацію. Прикладом команди є Размер шрифта.

 

Команди, що використовуються найчастіше, винесено на панель, тому їх легко знайти і вони завжди доступні. Якщо потрібної вам команди на стрічці немає, її можна знайти, клацнувши мишкою невеличку стрілочку, що знаходиться в правому нижньому кутку певної групи. [фото] Якщо ви не знаєте, до якої групи належить потрібна вам команда, не поспішайте клацати мишкою — просто наведіть стрілочку на певну групу, і на екрані з’явиться підказка, де буде показано команди, що належать до цієї групи. Такі підказки з’являтимуться  у разі наведення курсору мишки на будь-яку з кнопок стрічки, що значно полегшує керування програмою.

 

Із рядка, розташованого в нижній частині документу, можна знайти інформацію про кількість сторінок документу, номер поточної сторінки, мову вводу тексту, масштаб тощо. Якщо ж двічі клацнути на полі Число слов, відкриється вікно статистики, де можна побачити кількість знаків у документі. Якщо ж вас цікавить кількість знаків у певному фрагменті документа, достатньо цей фрагмент виділити мишкою та, не знімаючи виділення, відкрити вікно статистики.

                                                                                                    

Дещо про відкриття та збереження текстових файлів

 

Найпростіший спосіб відкрити текстовий редактор — двічі клацнути лівою кнопкою миші на його ярлику на робочому столі комп’ютера. Якщо ж цього ярлика немає, програму можна «відшукати» наступним чином: лівою кнопкою миші клацнути на кнопці «Пуск» (у лівому нижньому кутку екрана) → у меню, що відкрилося, навести курсор на слова Все программы → у списку програм, що відкрився, навести курсор на слова Microsoft Office → у списку програм Microsoft Office знайти назву Microsoft Word-2007 та клацнути на ній лівою кнопкою миші.

 

Якщо програмою ви користуєтесь часто, задля економії часу варто помістити її ярлик на робочий стіл. Для цього повторіть описану послідовність дій для знаходження програми через меню «Пуск», але на назві Microsoft Word-2007 клацніть не лівою, а правою кнопкою миші та, утримуючи її, перетягніть назву на робочий стіл. Коли назва опиниться на робочому столі, відпустіть кнопку миші. На екрані з’явиться маленьке меню зі словами Копировать, Переместить, Отменить. Лівою кнопкою клацніть на слові Копировать. Ярлик програми з’явиться на робочому столі.


Можна також відкрити програму, клацнувши на ярлику наявного документу. Але спочатку цей документ потрібно зберегти. Для цього у відкритій програмі натисніть кнопку, схожу на дискету, розташовану на стрічці у лівому верхньому кутку екрана. Відкриється панель «Сохранение документа». Тут потрібно вказати дві важливі речі: по-перше, місце, де ви хочете зберегти документ. Для цього потрібно натиснути стрілочку, розташовану справа в рядку після слова «Папка», із запропонованих місць для збереження вибрати Локальный диск D, а потім створену вами папку для документів. Якщо ж ви хочете створити окрему папку для документа, клацніть правою кнопкою мишки у вікні Диска D, у меню, що відкрилося, оберіть Создать, → Создать папку, та введіть назву нової папки.

 

У жодному разі не можна зберігати документи на Диску С, а тим більше — на робочому столі (Робочим столом називаємо зображення, що з’являється на екрані під час вмикання комп’ютера. Якщо відкрита певна програма, робочого стола не видно). Розташовані на робочому столі об’єкти заважають роботі комп’ютера. Крім того, у випадку пошкодження та переустановлення програми ви втратите усю інформацію на Диску С, Диск D ж залишиться неушкодженим. Отож для створення папки для документів клацніть мишкою на ярлику Компьютер абоМой компьютер, що зазвичай розташований у верхньому лівому кутку робочого стола. Також можна клацнути на кнопці Пуск, а потім на полі Компьютер або Мой компьютер. У вікні, що відкрилося, клацніть на ярлику Локальный диск D. Відкрилося вікно Диска D, клацніть на цьому вікні правою кнопкою миші, оберіть Создать, → Создать папку, та введіть назву створеної папки (наприклад, Плани уроків). Якщо папку або файл ви плануєте відкривати часто, варто для зручності створити для них ярлик на робочому столі. Для цього клацніть правою кнопкою миші на назві папки або файла та в меню, що відкриється, наведіть курсор на команду Переместить,  та в новому меню оберіть варіант Рабочий стол (создать ярлык). Двічі клацнувши на ярлику потрібного вам документа, ви зможете відкрити цей документ.

 

Якщо вам потрібно на кілька хвилин перервати роботу з текстовим редактором, наприклад, щоб перевірити електронну пошту, не обов’язково закривати програму. За допомогою кнопок, розташованих поряд із кнопкою Закрыть, можна зменшити відкрите вікно редактора або зовсім згорнути його. Розгорнути згорнуту у такий спосіб програму можна, клацнувши на її ярлику на панелі унизу робочого стола.

 

У рядку Имя файла введіть назву документа. Варто вибрати назву, за якою ви зможете «впізнати» отриманий документ (не План уроку, а План уроку за темою «Географічне положення України»).

 

Після цього натисніть на панелі кнопку Сохранить. Тепер ваш документ збережений.

 

Якщо на стрічці в вас немає кнопки для збереження документа, клацніть лівою кнопкою миші на кнопці  Office. У меню, що відкрилося, обираємо команду Сохранить.

 

Варто у разі  збереження враховувати ще одну деталь: файл, збережений у новішій версії програми, не відкривається програмою старішої версії. Тобто документ, збережений у версії програми 2007 року, ви не зможете відкрити у програмі 2003 року. Якщо ви плануєте працювати з цим документом на іншому комп’ютері та не знаєте точно, яка з версій програми — Microsoft Office Word-2003 чи Microsoft Office Word-2007 — встановлена на ньому, або ж точно знаєте, що це Microsoft Office Word-2003, документ слід зберегти у відповідності до старої версії. Для цього існує наступний спосіб: клацаємо лівою кнопкою миші на кнопці Office. З’являється меню. У меню обираємо пункт «Сохранить как…». У меню, що відкрилося після цього,обираємо пункт «Документ Word 97-2003». Клацаємо на ньому лівою кнопкою миші, далі діємо у відповідності до вже описаного способу збереження документа. Слід пам’ятати, що у разі такого збереження зовнішній вигляд документу може змінитися. Можливо, після цього вам доведеться відредагувати документ, щоб «повернути його красу».

 

Найкраще ж зберегти документ ще на початку роботи. Працювати із не збереженим документом — справа ризикована: перебій електроенергії, помилка у роботі комп’ютера – і вся робота буде втрачена. Отож збережіть документ якомога раніше, а потім якнайчастіше повторно зберігайте його. Для цього натискайте вже знайому нам кнопочку з дискеткою, або одночасно натисніть клавіші Ctrl та S на клавіатурі, або кнопку F11 у верхньому рядку клавіатури. Пам’ятайте: забагато збережень немає! Під час повторного збереження не відкриваються жодні панельки і не треба вводити жодних назв, документ просто зберігається у те місце та під тією назвою, що ви вказали під час першого збереження.

 

Тепер вам відомі усі дрібниці, які необхідно врахувати, щоби надійно зберегти документ та не втратити жодної інформації й жодного рядка власної роботи. У наступних номерах ми поділимося з вами деякими хитрощами щодо оформлення  документа, зокрема щодо вирівнювання тексту, оформлення титульного листа роботи, вставлення в документ таблиць та малюнків. 

Dounload PDF

Відгуки читачів